Donat Pondok Indah & Izin Keramaian

“Bagaimana mengurus izin keramaian”  - itu kata kunci yang saya ketik di mesin pencari google beberapa waktu yang lalu. Informasi tersebut saya perlukan karena sebuah acara yang akan diselenggarakan awal Juni ini, dan diadakan di tempat terbuka dengan massa yang cukup banyak.

Informasi pertama yang saya peroleh adalah izin keramaian tersebut diterbitkan oleh Polda Metro Jaya (untuk wilayah DKI Jakarta). Informasi yang paling penting yang dibutuhkan, mengenai biaya yang dibutuhkan sayangnya tidak tertera. Ada sejumlah agency yang menawarkan jasa pengurusan izin. Setelah saya hubungi, rata-rata membutuhkan biaya sekitar 30 – 40 juta. Alamakkk!!

Akhirnya saya mulai menghubungi nomor layanan pada situs resmi. Sayangnya, tak ada yang menjawab. L

Dari hasil chit chat dengan seorang teman, dia menyarankan agar saya mencoba mengurus izin melalui wilayah terlebih dahulu. Berhubung acara tersebut akan dilaksanakan di kawasan Pluit, maka saya mesti berurusan dengan  Polres Jakarta Utara. Dari hasil ngobok-ngobok google, akhirnya ketemulah no kontak Unit Intel Polres Metro Jakarta Utara yang dijawab dengan sangat ramah  piketnya. Setelah menyebutkan kebutuhan saya, Bapak Norman, nama sang petugas, menjelaskan agar saya membuat surat permohonan penerbitan izin keramaian ditujukan ke Kapolres Metro Jakarta Utara, UP. Kasat Intelkam Polres Metro Jakarta Utara. Selain surat permohonan tersebut, dokumen lain yang harus dilampirkan adalah:

-          Surat izin penggunaan tempat oleh pengelola (jadi lebih baik bereskan dulu soal sewa menyewa tempat, agar dapat surat ini dari pengelola tempat kegiatan)

-          Proposal kegiatan (lengkap dengan informasi rundown kegiatan, jumlah perkiraan massa yang akan hadir, tamu VIP, aktivitas apa saja, kalau ada entertainment artis/ public figur disebutkan dengan jelas, dan lay out venue)

-          Panitia acara

-          Foto copy identitas ketua penyelenggara

Dokumen tersebut harus diantar langsung, tidak bisa diantar kurir apalagi pos. Pak Norman menyarankan agar ketua panitia  sendiri yang datang. Baiklah, karena terlanjur nama saya tertulis sebagai PM (Project Manager = ketua panitia), akhirnya saya merelakan diri untuk berurusan dengan perijinan ini.

Tujuan pertama adalah Polres Jakarta Utara. Glek!!! Lokasinya ternyata di Tanjung Priok. Dosa apa saya???? (dengan tidak mengurangi rasa hormat kepada masyarakat Tanjung Priok, tapi ini benar-benar teriakan hati saat melihat alamat Polres Jakarta Utara yang ditunjukkan Google).

Saya menyetop taksi  dari depan kantor di kawasan Blok M pukul 13.00, mendarat di sana pukul 15.20. Fiuhhh....

Seorang petugas mengantar saya ke ruangan Pak Giono, petugas yang menangani urusan perijinan tersebut. Saya diterima dengan baik, lalu dipersilakan duduk di depan mejanya yang penuh dengan berkas-berkas. Dan dimulailah wawancara acara, lebih mirip interogasi. Dia mengajukan banyak pertanyaan seputar acara (padahal semua sudah ditulis komplit dalam proposal yang saya bawa). Agak kesal menyadari  dokumen yang saya bawa hanya dikeluarkan dari amplop tanpa diperiksa, apalagi di baca.

Pak Giono           : surat ijin lokasi ada?

Saya                  : sudah pak

Pak Giono           : Susunan panitia?

Saya                  : ada pak

Pak Giono           : identitasnya mana?

Saya                  : ada juga pak

Pak Giono           : Lokasinya bagaimana? Pakai tenda?

Saya                  : pakai 7 tenda, massa sekitar 300 orang, rencana dihadiri oleh pak Gubernur (*masih kesal)

Pak Giono           : oh Pak Gubernur hah, entertainment siapa? Pakai musik?

Saya                   : tidak pak

Pak Giono           : surat rekomendasi dari Polsek ada?

Saya                   : (O..oo... ini yang belum ada dan saya baru tahu). Oh..saya belum punya Pak

Pak Giono           : Kalau begitu kamu urus dulu ke Polsek, ini dimana? Pluit ya.. Polsek nya Penjaringan. Urus dulu ke sana minta surat rekomendasi. Baru nanti saya dapat terbitkan surat rekomendasi untuk kamu bawa ke Polda Metro. Nanti Polda Metro yang keluarkan izi keramaian.

Saya                       : (wahh... rempong).. oh gitu ya..Rekomendasi dari Polsek bisa saya susulkan email atau fax saja g Pak?

Pak Giono           : email..bisa. Tapi email saya lagi rusak ini.. faks nya juga belum diperbaiki..

Saya                       : oh... kurir saja boleh ya Pak

Pak Giono           : iya bolehlah

Saya                       : oh ya.. kira-kira ada biaya g untuk keperluan ini? (pertanyaan paling penting)

Pak Giono           : ya adalah..nanti kan ada personel yang bertugas, masa g makan g ngerokok. Lagi pula ini siapa yang datang? Pak Gubernur. Pengamanannya harus bener-bener...

Saya                       : berapa pak biayanya?

Pak Giono           : nanti saya kasih tau. Urus dulu ke Polsek

Saya                       : baiklah....

Hari sudah sore, saya memutuskan melanjutkan perjuangan keesokan hari.

Saya membawa dokumen yang isinya kurang lebih sama dengan yang saya bawa ke Polres Jakarta Utara untuk diajukan ke Polsek Penjaringan. Hanya saja, surat pengajuannya ditujukan ke kanit Intel Polsek Penjaringan. Saya diterima oleh Mba Yanti, staf di bagian tersebut. Dia mendata keperluan saya, lalu meminta saya menunggu sebentar. Tak lama ia memanggil saya agar menghadap atasannya Kanit Intel di Polsek Penjaringan.

Saya menemui Pak Ketut namanya. Seorang  Kompol dan berpakaian preman. Tampang boleh sangar, tapi baik hati dan cukup ramah. Tidak seperti Pak Giono yang terkesan menginterogasi saya. Wawancara acara dengan Pak Ketut seperti ngobrol biasa saja. Saya pun menjelaskan rangkaian acara dengan panjang lebar.

“Acaranya adalah peresmian alat olahraga, donasikan dari Fonterra di Taman Waduk Pluit. Rencana yang akan meresmikan Gubernur. Namun disamping itu, karena waktunya berbarengan dengan kegiatan Final Lomba Kelurahan Pencegahan Osteoporosis, community relation program nya Fonterra bersama PKK , jadilah acara tersebut di gabung. Kegiatannya selain ceremonial, tentunya ada kegiatan lomba-lomba yang diikuti kader PKK,”

Sembari saya bercerita dia memeriksa dokumen yang saya bawa, menandai di sana sini, oret-oret semacam form dinas, kasih paraf lalu kembali memanggil staf nya, Mba Yanti. Mba Yanti diminta segera mengurus perijinan, karena acara tinggal 2 minggu lagi.

“Masih keburu kan Pak?” saya bertanya agak was-was. Takut nanti surat izinnya nggak keluar dan habislah saya.

“Masihlah, minimal itu seminggu. Cuma ini sedang ada pergantian pimpinan, ada Wakapolsek baru sedang banyak acara juga. Kalau nggak buru-buru nanti malah nggak ada yang tanda tangan,” ujarnya santai.

Saya pun akhirnya menuju pertanyaan penting, berapa biaya yang dibutuhkan. Polisi kelahiran Bali itu malah menantang saya:

Pak Ketut            : lu ada duit berapa?

Saya                       : nggak ada Pak,

Pak Ketut            : Ah, masa ndak ada. Ini jualan susu banyak duitnya ini. Gua juga  minum susu ini, mahal belinya istri guwa... (ini yang mahal beli susu atau beli istrinya? :p

Saya                       : yaaaa.... nanti deh saya usahain ya Pak (mulai mikir, berarti g ada tarif baku. Tinggal negosiasi)

Pak Ketut            : Iyalah, cariin. Nanti kan personel gw musti keliling, pake bensin, rokok, uang pulsa..sama konsumsinya ada kan? Harus disediakan juga

Saya                       : siaplah...yang penting aman ya pak,

Pak Ketut            : Iya, beres itu kalau sama guwa

Singkat kata saya dan Pak Ketut tawar menawar harga. Biaya yang disepakati masih masuk akal menurut saya, tidak sampai 2 digit yang harus saya bayarkan pada saat surat izin keluar dalam 3 hari kerja. Dan pada hari H, saya juga harus menyiapkan untuk uang pulsa untuk personel yang katanya berjumlah sekitar 10-15 orang.

Saya sempat tanyakan mengenai surat rekomendasi yang sebelumnya diminta oleh Polres Jakarta Utara. Menurut Pak Ketut, untuk acara yang melibatkan masa tidak lebih dari 500 orang cukup perijinannya sampai di polsek saja. Apalagi tidak ada acara musik dan artis.

“Jadi saya g perlu balik ke Polres ya Pak?” tanya saya untuk memastikan.

“Nggak usah, nanti lu bayar lagi disana,”

“Oh gitu”

“Iyalah.. kan di sana juga ada personelnya, nanti lu disuruh ke Polda, makin gede lagi bayarnya..”

“Ohh...”

“Iyya.. kalau acara lu cuma itu aja g masalah ijin dari guwa aja.  Nih..baru kemarin guwa rapat sama Kapolsek soal ijin acara..”

Pak Ketut membuka buku notulensinya, ada satu halaman tertanggal 1 hari sebelumnya, dia menunjukkan soal perijinan acara

“Nih..baru kemarin guwa rapat. Pas banget lu datangnya hari ini,”

“oo...” saya manggut-manggut.

Hari sudah semakin sore, saya pamit undur diri. Pak Ketut menginformasikan akan menghubungi saya bila suratnya sudah jadi.

3 hari kemudian.

Telepon saya berdering. Nama Kompol Ketut tertera di layar.

Dia mengabarkan surat izin sudah jadi dan bisa diambil. Dia menanyakan kapan saya akan ambil. Karena jadwal yang sedang tak karu-karuan, dan dia menelpon disaat saya sedang pusing memandangi kalender meja yang sangat banyak coretannya, akhirnya terjadilah percakapan ajaib ini:

Saya                       : sudah jadi ya Pak, wah cepet

Pak Ketut            : Iyalah, kan guwa yang urus. Guwa harus memberikan pelayanan prima

Saya                       : hahaha...iyalah. jadi saya yang ambil nih Pak?

Pak Ketut            : Iyalah elu yang ambil. Masa guwa yang antar, pondok indah jauh cuy

Saya                       : hehehe.. iya juga. Ngg.. teman saya yang kesana saja ya pak

Pak Ketut            : temen lu apa kurir? Guwa tau muka-muka model elu ujung-ujungnya nyuruh kurir

Saya                       : hahahaha... kok tau sih Pak? (specheles)

Pak Ketut            : taulah, guwa lahirnya lebih dulu dari elu

Saya                       : hahaha.... iya deh. Nanti saya kabarin ya pak, lagi rempong banget nih

Pak Ketut            : iya.., eh sama sekalian administrasinya ya (maksudnya biayanya)

Saya                       : ok. Saya transfer aja deh ya Pak

Pak Ketut            : janganlah, langsung aja biar segera gw bagi ke personel

Saya                       : ok

Pak Ketut            : eh itu donat pondok indah katanya paling enak itu

Saya                       : siyappppp

Saya baru benar-benar kesampaian ngambil surat dari Polsek H-3.

Sekitar pukul 13.00 saya sampai di ruangannya Pak Ketut. Berhubung hari itu berbarengan dengan jadwal Sirhan, rekan satu tim, harus ngecek venue, jadilah saya menyambangi Polsek penjaringan ditemani dia.

Pak Ketut tidak keliatan diruangannya. Staf nya meminta saya dan Sirhan menunggu di dalam ruangannya. Lumayan, ada AC. Dinginnn. Beberapa menit kemudian si Bapak datang. Kita langsung sodorin 2 kotak J.co. “Ini Pak, donat pondok Indah yang terkenal itu,” Sirhan langsung sodorin seserahannya sebelum ditanya-tanya. Si Pak Ketut ketawa saja. Dalam hati saya lebih ngakak lagi. Secara kita belinya di Empowrium Pluit, depan kantornya dia. Hehehhe.....

Ngobrol ngalor-ngidul, tentang persiapan acara sampai keluarganya dia. Sempat juga dikasih lihat foto istri dan anaknya (ada yang cakep :p). Lalu kita pamit. Masih banyak yang harus saya urus hari itu. Selain meeting di lokasi dengan pengelola tempat, juga harus urus izin pemasanngan umbul-umbul ke Walikota Jakarta Utara (What??? Tanjung priok Again?)

Sebelum balik Pak Ketut ngotot mau traktir kita makan di kantinnya. Tapi dengan sopan saya dan Sirhan menolak. Masih banyak tugas hari ini Pak!

Dan inilah dia.

Hari H. Pagi-pagi saya dan teman-teman seperjuangan sudah  wara-wiri di lokasi. Di tengah kesibukan ada yang menyapa. Lelaki botak berkumis lebat. Dia melambai dari keramaian ibu-ibu kader PKK, peserta acara hari itu. Saya menghampiri. Pak Ketut datang membawa seluruh keluarganya. Ada istrinya, anak perempuannya yang cantik dan ramah, ada anak laki-lakinya yang cakep dan ada bayi lucu di dalam stroller. Kami berkenalan. Dia menanyakan apakah acara lancar. Lalu dia menunjuk ke sejumlah titik, ada beberapa pertugas berpakaian preman, ada juga yang pakai seragam polisi.

“Itu personal guwa ya,” tunjuknya.

“Siyappp Pak”

Tak berlama-lama, saya pamit. Masih banyak yang harus dilakukan.

Ini penampakan surat izin keramaian

Hingga acara selesai, di beberapa spot acara saya melihat kehadiran Pak Ketut. Di tenda pres con, di acara seremonial (deket-deket bu Vero hahahha...) bahkan sempat bantuin Ika ngitung cepat skor peserta. Hahaha... ini sebenernya polisi atau EO?

Eniwei, acara hari itu berjalan lancar. Terimakasih atas bantuan semua pihak. Teruntuk rekan seperjuangan yang dengan ihklas merontokkan badan, good job & thank you so much!

FYI, total yang harus saya keluarkan untuk biaya mendapatkan surat izin keramaian ini tidak besar. Masih masuk akal. Besar kecil nya biaya yang diperlukan juga tergantung seberapa ramai acara, seberapa besar potensi kisruh (kalau acara musik, apalagi yang underground, atau pertandingan sepak bola), atau siapa orang penting yang akan hadir (misal: presiden). Dan satu lagi. Faktor penentu adalah kelihaian tawar menawar :p

O ya, satu bulan yang lalu ada satu tim EO dari perusahaan minuman akan menyelenggarakan di GBK, massa sekitar 1.000 orang dan tamu VIP nya pak JK, biaya pengurusan izin keramaiannya nyaris 300 juta. 

Jadi, kalau mau bikin acara, saran saya semua perizinan ini diurus oleh internal tim saja, jangan dilempar ke agency. Memang agak ribet, tapi relatif banyak biaya yang dapat dihemat ketimbang di oper lagi ke pihak ketiga. Selain itu, manfaat yang tak tergantikan adalah memperluas jaringan.

Kalau kata Sirhan, “Iya Nil, ya kali ntar elu tersangkut kasus-kasus brownies ganjo, kan udah ada kenalan di Polsek,” .